Introduction

Google Forms et Google Sheets sont des outils puissants qui peuvent rationaliser les processus de collecte et d'analyse des données pour les particuliers et les équipes. En liant les formulaires Google à Google Sheets, vous pouvez facilement organiser et gérer les réponses de manière structurée. Dans cet article de blog, nous vous guiderons tout au long du processus de connexion des formulaires Google aux feuilles Google, de création de nouvelles feuilles ou de liaison de celles existantes, de fusion des champs de données, de mise en place de mises à jour de réponse automatique, de personnalisation des paramètres d'affichage de données, de gestion des autorisations d'accès et de révision et Analyse des rapports de données.

Que vous soyez un propriétaire d'entreprise à collecter les commentaires des clients, à un enseignant recueillant des réponses des étudiants ou à un chef de projet qui suivit les progrès, l'intégration des formulaires Google avec Google Sheets peut améliorer l'efficacité de votre flux de travail et vos capacités de gestion des données. Plongeons-nous dans les détails de la façon de lier de manière transparente les formulaires Google à Google Sheets pour une expérience de collecte et d'analyse de données plus rationalisée.

Accéder aux formulaires Google et aux feuilles

Avant de pouvoir lier un formulaire Google à une feuille Google, vous devez accéder aux deux plates-formes. Voici comment vous pouvez le faire:

Ouvrez votre navigateur Web et accédez au site Web de Google Forms

Pour commencer, ouvrez votre navigateur Web préféré et accédez au site Web de Google Forms. Vous pouvez soit taper directement l'URL ou rechercher "Google Forms" dans votre moteur de recherche pour trouver le lien.

Connectez-vous avec vos informations d'identification Google Compte

Une fois que vous avez atteint le site Web de Google Forms, vous devrez vous connecter avec vos informations d'identification Google. Si vous n'avez pas de compte, vous devrez en créer un pour accéder et utiliser des formulaires et des feuilles Google.

Localisez le formulaire que vous souhaitez lier à une feuille Google

Après avoir signé, vous pouvez parcourir vos formulaires existants ou en créer un nouveau. Pour lier un formulaire à une feuille Google, vous devrez avoir le formulaire spécifique à l'esprit. Si vous devez créer un nouveau formulaire, vous pouvez facilement le faire en suivant les invites fournies sur le site Web.

Une fois que vous avez accédé à Google Forms and Sheets, vous pouvez procéder à les relier ensemble pour rationaliser votre processus de collecte de données et votre processus d'organisation.

Connecter les réponses aux formulaires aux feuilles

En ce qui concerne la gestion des réponses de votre formulaire Google, il peut être incroyablement utile de les faire automatiquement sur une feuille Google pour une organisation et une analyse plus faciles. Suivez ces étapes pour connecter vos réponses au formulaire aux feuilles:

A- Ouvrez le formulaire spécifique pour lequel vous souhaitez des réponses dirigés vers une feuille

Commencez par ouvrir le formulaire Google pour lequel vous souhaitez connecter les réponses à une feuille Google. Ce formulaire pourrait être pour une enquête, un enregistrement, une rétroaction ou tout autre objectif pour lequel vous collectez des réponses.

B- Cliquez sur l'onglet «Réponses» dans votre formulaire

Une fois que vous avez ouvert votre formulaire, accédez à l'onglet «Réponses» situé en haut de la page. Cet onglet affichera toutes les réponses qui ont été soumises via votre formulaire, y compris l'option pour afficher les réponses dans Google Sheets.

C- Sélectionnez l'icône des feuilles vertes situées en haut à droite de cette page

Dans l'onglet «Réponses», vous verrez une icône de feuilles vertes située dans le coin supérieur droit de la page. Cliquez sur cette icône pour créer une nouvelle feuille Google qui remplira automatiquement les réponses de votre formulaire. Cela vous permettra de visualiser, d'analyser et de manipuler facilement les données collectées via votre formulaire.

Création d'une nouvelle feuille ou liant un existant

Lorsque vous utilisez Google Forms pour collecter des réponses, vous avez la possibilité de créer une nouvelle feuille de calcul pour vos réponses ou de relier une nouvelle feuille de calcul. Explorons comment faire les deux:

A- Choisissez entre créer une nouvelle feuille de calcul pour vos réponses ou lier une

Avant de commencer à collecter des réponses sur Google Forms, vous devez décider si vous souhaitez créer une nouvelle feuille de calcul pour stocker ces réponses ou en lier une nouvelle. Cette décision dépendra de vos besoins et préférences spécifiques.

B- Pour créer une nouvelle feuille, cliquez sur «Créer», puis «Nouvelle feuille de calcul»

Si vous décidez de créer une nouvelle feuille de calcul pour vos réponses, suivez ces étapes:

• Étape 1: Ouvrez Google Forms et sélectionnez le formulaire pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle feuille de calcul.
• Étape 2: Cliquez sur l'onglet «Réponses» en haut du formulaire.
• Étape 3: À côté de l'icône «Créer un feuille de calcul», cliquez sur «Créer».
• Étape 4: Un menu déroulant apparaîtra, sélectionnez «Nouvelle feuille de calcul».
• Étape 5: Google Sheets créera automatiquement une nouvelle feuille de calcul liée à votre formulaire pour stocker les réponses.

C- Si vous avez une feuille existante, sélectionnez «Sélectionnez la feuille de calcul existante» et choisissez parmi les options disponibles

Si vous préférez lier vos réponses à une feuille de calcul existante, suivez ces étapes:

• Étape 1: Ouvrez Google Forms et sélectionnez le formulaire pour lequel vous souhaitez lier une feuille de calcul existante.
• Étape 2: Cliquez sur l'onglet «Réponses» en haut du formulaire.
• Étape 3: À côté de l'icône «Créer un feuille de calcul», cliquez sur «Créer».
• Étape 4: Un menu déroulant apparaîtra, sélectionnez «Sélectionner un tableur existant».
• Étape 5: Choisissez parmi les options disponibles ou recherchez la feuille de calcul spécifique que vous souhaitez lier à votre formulaire.

Fusion des champs de données dans les feuilles

Lorsque vous travaillez avec Google Forms and Sheets, il est essentiel de s'assurer que les champs de données de votre formulaire sont correctement connectés à des colonnes dans des feuilles. Cela garantit que les réponses sont enregistrées avec précision et organisées pour une analyse et une manipulation faciles.

Assurez-vous que tous les champs de données de votre formulaire sont correctement connectés avec des colonnes dans des feuilles

• Étape 1: Ouvrez votre formulaire Google et cliquez sur l'onglet Réponses.
• Étape 2: Cliquez sur l'icône des feuilles vertes pour créer une nouvelle feuille Google liée à votre formulaire.
• Étape 3: Vérifiez que chaque question de votre formulaire correspond à une colonne de la feuille liée.
• Étape 4: Effectuez les ajustements nécessaires pour garantir que tous les champs de données sont correctement connectés.

Vérifiez que chaque réponse représente avec précision les lignes dans votre feuille liée

• Étape 1: Passez en revue les réponses de votre formulaire Google pour vous assurer qu'elles sont enregistrées avec précision dans la feuille liée.
• Étape 2: Vérifiez que chaque réponse correspond à une nouvelle ligne dans la feuille.
• Étape 3: Faites des corrections si les réponses ne sont pas alignées sur les lignes correctes.

Utilisez des formules si nécessaire pour manipuler des données sur diverses colonnes

• Étape 1: Identifiez les données qui doivent être manipulées ou calculées sur différentes colonnes.
• Étape 2: Utilisez des formules Google Sheets telles que = Sum (), = Moyen (), ou = If () pour effectuer des calculs.
• Étape 3: Appliquez les formules aux cellules pertinentes pour manipuler les données au besoin.
• Étape 4: Examiner et mettre à jour régulièrement les formules pour assurer une manipulation précise des données.

Configuration des mises à jour de réponse automatique

Lorsque vous utilisez Google Forms, il est essentiel de configurer des mises à jour de réponse automatique pour s'assurer que toute soumission future est ajoutée automatiquement à vos feuilles Google. Cette fonctionnalité peut vous faire gagner du temps et des efforts en éliminant la nécessité de transférer manuellement les données du formulaire à la feuille. Voici comment vous pouvez activer les mises à jour automatiques et vous assurer que les nouvelles entrées remplissent immédiatement dans les cellules correspondantes de la feuille attachée:

A - Activer les mises à jour automatiques

Pour activer les mises à jour automatiques, vous devez vérifier les paramètres sous l'onglet «Réponses» de votre tableau de bord. Cliquez sur l'onglet «Réponses» et recherchez l'option qui permet une synchronisation en temps réel avec Google Sheets. Assurez-vous de basculer ce paramètre pour vous assurer que toutes les nouvelles soumissions sont automatiquement ajoutées à votre feuille.

B - Vérifiez les paramètres sous onglet «Réponses»

Sous l'onglet «réponses» de votre tableau de bord de formulaire, vous trouverez divers paramètres liés à la façon dont les réponses sont gérées. Recherchez l'option qui permet une synchronisation en temps réel avec Google Sheets. Ce paramètre garantit que toutes les nouvelles soumissions sont immédiatement reflétées dans votre feuille connectée.

C - Confirmer les nouvelles entrées peupler immédiatement

Après avoir activé des mises à jour automatiques et une synchronisation en temps réel, il est important de confirmer que chaque nouvelle entrée apparaît immédiatement dans les cellules correspondantes de la feuille attachée. Testez le formulaire en soumettant une nouvelle réponse et vérifiez si les données apparaissent dans la feuille sans aucun délai. Cela garantit que vos données sont transférées de manière transparente du formulaire à la feuille en temps réel.

Personnalisation des paramètres d'affichage de données

Lorsque vous travaillez avec Google Forms and Sheets, il est essentiel de personnaliser les paramètres d'affichage des données pour s'assurer que les informations sont présentées de manière claire et organisée. Voici quelques moyens clés pour personnaliser les paramètres d'affichage des données:

Format cellules selon la représentation de sortie souhaitée (par exemple, format de date)

L'une des premières étapes de la personnalisation des paramètres d'affichage des données consiste à formater les cellules en fonction de la représentation de sortie souhaitée. Par exemple, si vous avez une colonne qui contient des dates, vous pouvez formater les cellules pour afficher les dates dans un format de date spécifique, tel que mm / dd / yyyy ou dd / mm / yyyy. Cela facilite la lecture et l'interprétation des données en un coup d'œil.

Ajuster les largeurs de colonne en fonction du volume de contenu (texte vs numéros)

Un autre aspect important de la personnalisation des paramètres d'affichage des données consiste à ajuster les largeurs de colonne en fonction du volume de contenu. Si vous avez une colonne qui contient une grande quantité de texte, vous devrez peut-être élargir la colonne pour vous assurer que tout le texte est visible. D'un autre côté, si vous avez une colonne qui contient des nombres, vous pourrez peut-être réduire la largeur de la colonne pour économiser de l'espace et améliorer la lisibilité.

Mettez en surbrillance des sections importantes à l'aide de codes de couleur ou de règles de mise en forme conditionnelle

Pour attirer l'attention sur les sections importantes de vos données, vous pouvez utiliser des codes couleur ou des règles de formatage conditionnel. Par exemple, vous pouvez souligner Cellules qui contiennent des mots clés ou des valeurs spécifiques d'une couleur différente pour les faire ressortir. Vous pouvez également configurer des règles de formatage conditionnel qui appliquent automatiquement le formatage en fonction de certains critères, tels que la mise en évidence des cellules qui sont au-dessus ou en dessous d'un certain seuil.

Gestion des autorisations d'accès

Lorsque vous utilisez Google Forms and Sheets, il est essentiel de gérer les autorisations d'accès pour s'assurer que seuls les individus autorisés peuvent afficher, modifier ou télécharger les données. En ajustant les paramètres de partage et en examinant régulièrement les autorisations, vous pouvez garder le contrôle sur qui a accès à vos informations.

Spécifiez qui peut afficher / modifier / télécharger les données en ajustant les paramètres de partage

Google Forms vous permet de spécifier qui peut afficher, modifier ou télécharger les données collectées via le formulaire en ajustant les paramètres de partage. Vous pouvez choisir de limiter l'accès à des individus ou des groupes spécifiques, ou rendre le formulaire accessible publiquement en ligne. En personnalisant ces paramètres, vous pouvez contrôler qui a la permission d'interagir avec les données.

Partager via un lien électronique, directement avec les comptes des collaborateurs, ou rendre publiquement accessible en ligne

Il existe plusieurs façons de partager des formulaires Google et des feuilles avec d'autres. Vous pouvez les partager via un lien électronique, permettant aux destinataires d'accéder au formulaire directement par e-mail. Alternativement, vous pouvez les partager directement avec les comptes Google des collaborateurs, leur accordant la permission de visualiser, de modifier ou de télécharger les données. De plus, vous pouvez rendre le formulaire accessible publiquement en ligne, permettant à toute personne disposant du lien d'accéder aux informations.

Examiner régulièrement les autorisations au besoin si la dynamique de l'équipe évolue

Au fur et à mesure que la dynamique de l'équipe évolue et que les changements de personnel se produisent, il est important d'examiner et de mettre à jour régulièrement les autorisations pour les formulaires et les feuilles Google. En vérifiant périodiquement qui a accès aux données et en ajustant les autorisations au besoin, vous pouvez vous assurer que seuls les individus autorisés peuvent interagir avec les informations. Cette pratique aide à maintenir la sécurité et la confidentialité des données.

Examiner et analyser les rapports de données

Lorsqu'il s'agit de gérer les données collectées via Google Forms, la possibilité d'examiner et d'analyser les réponses est cruciale pour obtenir des informations précieuses. Google Forms propose divers outils et fonctions pour vous aider à comprendre les données que vous avez recueillies. Voici quelques moyens clés pour examiner et analyser les rapports de données:

Tirez les informations des réponses collectées via des outils intégrés comme les graphiques / graphiques

• Représentation visuelle: Google Forms vous permet de créer facilement des graphiques et des graphiques en fonction des réponses que vous avez collectées. Cette représentation visuelle peut vous aider à identifier rapidement les tendances et les modèles dans les données.
• Résumé des données: Utilisez les outils intégrés pour générer des résumés des réponses, telles que les scores ou les pourcentages moyens. Cela peut fournir un aperçu rapide des données pour une analyse plus approfondie.

Filtrez des entrées non pertinentes à l'aide de fonctions de tri / filtre pour des modèles d'analyse plus clairs émergent

• Fonction de tri: Google Sheets, où les réponses du formulaire sont stockées, offre une fonction de tri qui vous permet d'organiser les données en fonction de critères spécifiques. Cela peut vous aider à vous concentrer sur les entrées pertinentes pour l'analyse.
• Fonction de filtre: La fonction de filtre dans Google Sheets vous permet de réduire les données en fonction de certaines conditions. En filtrant les entrées non pertinentes, vous pouvez rationaliser votre processus d'analyse.

Collaborer avec des collègues en partageant l'accès et en explorant les idées / analyses partagées ensemble

• Partage accès: Les formulaires et les feuilles Google vous permettent de partager facilement l'accès avec des collègues, permettant une analyse collaborative des données. Cela peut conduire à une compréhension plus complète des idées rassemblées.
• Collaboration en temps réel: Avec la capacité de travailler simultanément sur le même document, vous et vos collègues pouvez explorer des informations et des analyses partagées en temps réel. Cela favorise le travail d'équipe et améliore la qualité de l'analyse.